Viajar por trabajo: cómo aprovechar al máximo cada viaje de negocios

¿Tiene miedo de su próximo viaje de negocios? Con los 35 mejores consejos, este blog le ayudará a hacerlo más llevadero. Viajar por trabajo puede ser agotador y estresante, pero con nuestra guía sobre cómo aprovechar al máximo cada viaje de negocios, no tiene por qué serlo.

Desde listas para hacer la maleta hasta consejos para hacer conexiones en las escalas: aprenda a navegar por el mundo de los viajes de trabajo para que tanto su rendimiento laboral como su calidad de vida no se resientan. Permítanos mostrarle la manera perfecta de empezar cada viaje para llegar con energía y preparado.

Puntos clave

• Lea y comprenda la política de viajes de su empresa antes de emprender un viaje de negocios.
• Empaque estratégicamente y priorice la comodidad cuando viaje por trabajo.
• Inscríbase en programas de recompensas para obtener ventajas exclusivas en trayectos por todo el mundo.
• Maximice el propósito de cada viaje eligiendo el agua en lugar del alcohol, aprovechando las oportunidades de establecer contactos que ofrecen las escalas, ciñéndose a las rutinas diarias y utilizando cortafuegos cuando acceda a una conexión pública a Internet.

Antes de viajar

Lea atentamente la política de viajes de la empresa, empaquete sólo lo necesario y dé prioridad a la comodidad a la hora de planificar su viaje.

Comprueba la política de viajes de la empresa

Antes de emprender cualquier viaje de negocios, es importante leer y comprender la política de viajes de la empresa. En ella se describen las normas, procedimientos y directrices esenciales relacionados con los viajes de trabajo, como los métodos de reserva de vuelos y hoteles, los gastos que cubrirá la empresa, incluido el procedimiento de reembolso y la facturación.

El incumplimiento de estas políticas puede dar lugar a posibles problemas relacionados con el reembolso o a malentendidos sobre qué actividades están permitidas durante los viajes de empresa. Saber exactamente lo que se espera de ti puede ayudarte a evitar posibles problemas en el futuro, así que asegúrate de haber revisado esas normas antes de salir de viaje de negocios.

Empaque estratégicamente (sólo equipaje de mano, lo esencial preparado)

Llevar consigo todo lo necesario, sin tener que preocuparse por la pérdida de equipaje o la espera de las maletas facturadas, es una forma estupenda de ahorrar tiempo y energía en los viajes de negocios. Llevar sólo una maleta de mano puede hacer que el proceso de viaje sea mucho más eficiente, al tiempo que reduce las molestias de tener que ocuparse del transporte de artículos más grandes.

Cuando se preparan viajes de negocios, es esencial tener lo esencial listo antes de salir, ya que cualquier retraso puede ser desastroso, especialmente si se trata de reuniones o papeleo importantes.

Llevar poco equipaje no sólo ayuda a minimizar el peso al pasar por los aeropuertos, sino que permite hacer un equipaje inteligente al garantizar que todos los artículos necesarios están en un mismo lugar y son fácilmente accesibles en cualquier momento.

La elección de los artículos que deben ir en la maleta requiere una reflexión detenida; añadir esos pares de zapatos adicionales puede no ser lo ideal; normalmente, cualquier cosa que se ajuste a las normas de la TSA debería ser suficiente.

Priorizar la comodidad

Viajar por trabajo puede ser una experiencia agotadora si no se prioriza la comodidad. Es importante asegurarse de estar relajado y cómodo durante el viaje, ya que fomentará la productividad y aumentará las posibilidades de éxito en su viaje de negocios.

La comodidad ayuda a reducir el estrés y permite dormir mejor, lo que repercute enormemente en los niveles de energía durante el día. Por lo tanto, es esencial hacer la maleta estratégicamente cuando se viaja por negocios: llevar ropa que se ajuste al código de vestimenta o a la cultura de la empresa del lugar visitado; tener en cuenta la previsión meteorológica; añadir artículos como máscaras para los ojos, almohadas cervicales, auriculares con cancelación de ruido o cualquier otra cosa que pueda hacer más agradable el viaje.

Vístase cómodamente para no sentirse incómodo al estar sentado durante largos periodos de tiempo. Elija zapatos planos en lugar de tacones o cualquier otro tipo de calzado que pueda facilitarle el paso por los aeropuertos. Considere también la posibilidad de programar su viaje al aeropuerto con antelación, ya que eliminará una cosa de su lista de planificación previa al viaje y reducirá el estrés antes de salir de casa o de la habitación del hotel.

Inscríbase en programas de recompensas

Como viajero de negocios, merece la pena utilizar los distintos programas de fidelización y recompensas disponibles. Las recompensas permiten acumular puntos en vuelos, estancias en hoteles o alquileres de coches, que pueden utilizarse para compensar gastos futuros.

Programas como National Car Rental Emerald Club, Starwood Preferred Guest, Hilton Honors y otros ofrecen ventajas especiales, como subidas de clase gratuitas o noches gratis a cambio de puntos de fidelidad.

Además, también existen programas de fidelización globales que ofrecen ventajas exclusivas a través de múltiples aerolíneas y redes en rutas mundiales, como Star Alliance o Priority Pass.

Durante su viaje de negocios

Maximice el propósito de cada viaje optando por opciones saludables y aprovechando las oportunidades de establecer contactos. Siga leyendo para obtener consejos sobre cómo hacer que su próximo viaje de trabajo sea aún más productivo.

Elija el agua antes que el alcohol

Para los viajeros de negocios, es importante dar prioridad a mantenerse hidratado durante el viaje. Mantenerse hidratado puede ayudar a mejorar la productividad y la concentración necesarias para el éxito de un viaje de negocios, a diferencia del consumo de alcohol, que puede tener consecuencias negativas como el jet lag, la deshidratación y la pérdida de oportunidades debido a una menor claridad mental.

En lugar de alcohol o café, opte por el agua siempre que sea posible, ya sea del grifo o comprando botellas si no es seguro, le asegurará mantenerse fresco y con energía durante los largos días de viaje.

Además, beber varios vasos de agua en vuelos cortos ayuda a prevenir el jetlag al mantener controlado el equilibrio de sales del cuerpo. Alternar las bebidas alcohólicas con otras que no contengan alcohol o que contengan poco -como los vinos de Jerez o las cervezas con menor porcentaje de alcohol por botella- y el agua (o los refrescos) suele conducir a bebidas menos cargadas de cafeína; de este modo, podrás seguir disfrutando sin dejar de beber dentro de unos límites saludables.

Aprovecha las escalas para conectar

Las escalas no tienen por qué ser una oportunidad perdida. Al contrario, pueden ofrecer a los viajeros de negocios un enorme valor a la hora de ponerse al día con el correo electrónico y las llamadas, establecer contactos con colegas, clientes o socios potenciales, así como reducir los niveles de estrés asociados al viaje en avión.

Las aerolíneas definen las escalas como cualquier conexión inferior a 4 horas en los vuelos nacionales o a 24 horas en los internacionales. Los viajeros de negocios pueden convertir las escalas en paradas productivas y agradables aprovechando las salas para clientes que ofrecen conexiones Wi-Fi gratuitas cuando están disponibles.

Además, mientras espera el siguiente vuelo, póngase en contacto con contactos que conozca por correo electrónico o mensajes de LinkedIn para informarles de que pasará por su ciudad.

Esta suele ser una forma excelente de organizar reuniones durante su estancia, aunque sea breve. Además, tómese algo de tiempo para estirar las piernas en las atracciones locales si están a poca distancia del aeropuerto: esto puede ayudar a romper la monotonía e inyectar frescura a los viajes largos.

Cumplir las rutinas diarias

Seguir las rutinas diarias es una forma estupenda de sacar el máximo partido a los viajes de negocios. Cuando se está fuera de casa, puede ser demasiado fácil romper los hábitos y encontrarse en una espiral en términos de productividad y descanso.

Estar sano mientras se trabaja fuera de casa requiere mantener cierta coherencia con las comidas, el ejercicio, las rutinas de sueño y el tiempo libre cuando sea posible. Esto ayuda a garantizar que se dispone del combustible adecuado para las reuniones de trabajo o los plazos, pero también que se ha descansado correctamente para que el desfase horario no afecte negativamente al rendimiento o dificulte el bienestar en otras áreas, como la estabilidad del estado de ánimo.

Mantener actividades regulares puede ser especialmente beneficioso si no se dispone de mucho tiempo libre durante el viaje; tener una buena rutina añade estructura al día, lo que ayudará a gestionar los niveles de estrés con más eficacia que nunca. Además, las comidas compartidas suelen ser importantes durante los viajes de negocios, ya que brindan la oportunidad de establecer contactos con los compañeros; asegúrese de no perdérselas por culpa de un horario incoherente. También se ha demostrado que dedicar unos minutos al día a pasear por la zona ayuda a reducir el cansancio asociado a los viajes en avión y a mantener la energía durante las largas jornadas de reuniones.

Utiliza un cortafuegos cuando uses Internet público

Independientemente de la duración de la estancia, cuando se viaja por negocios es esencial disponer de una conexión segura. Instalar un cortafuegos en todos los dispositivos antes de partir puede añadir una capa adicional de seguridad y ayuda a proteger la información confidencial cuando se utiliza Wi-Fi público.

También le proporciona una mayor tranquilidad durante su estancia fuera de casa o de la oficina, sabiendo que está protegido frente a posibles ciberamenazas. Un cortafuegos actúa como un filtro entre los ordenadores e Internet, analizando los datos entrantes e impidiendo el acceso si se detecta una actividad sospechosa, por lo que resulta vital para cualquier situación de viaje en la que su dispositivo vaya a conectarse a otras redes.

Recuerde mantener siempre el software actualizado en todos sus equipos para mantener una protección óptima contra ataques maliciosos mientras utiliza conexiones no fiables. Utilizar esta precaución básica pero importante debería convertirse en algo natural siempre que esté en el mundo representando a su empresa en el extranjero.

Después del viaje de negocios

Envíe gastos rápidamente, agradezca a sus colegas y otros profesionales que le ayudaron con su viaje en un correo electrónico personalizado, deje reseñas de las empresas que utilizó mientras estaba de viaje y facilite la organización de futuros viajes con consejos útiles y accesorios de viaje.

Enviar gastos

Cuando se trata de viajar por trabajo, presentar los gastos es una parte importante del proceso. Hay que conocer las políticas de viaje y reembolso de la empresa antes de emprender un viaje de negocios.

Llevar un buen registro ayudará a gestionar y controlar eficazmente todos los gastos de los viajes de negocios, que pueden incluir kilometraje, comidas y alojamiento. A la hora de solicitar reembolsos, la empresa puede exigir recibos detallados, por lo que es mejor llevar un registro detallado de todo el viaje si se desea obtener el reembolso de los gastos incurridos en el trabajo.

Además, la mayoría de las empresas tienen limitaciones presupuestarias en lo que se refiere a los gastos de viaje de los empleados, por lo que documentarlos correctamente podría significar evitar una sorpresa inesperada a final de mes.

Enviar correos electrónicos de agradecimiento

Después de un viaje de negocios, enviar correos electrónicos de agradecimiento a clientes y socios es una práctica importante que ayuda a sacar el máximo partido de cada viaje. Los correos electrónicos de agradecimiento son gestos significativos para mostrar aprecio y demostrar profesionalidad, cortesía y consideración.

Este sencillo acto de comunicación puede ser muy valioso para fortalecer las relaciones profesionales y contribuir al éxito del negocio en futuros viajes. ¿Qué se debe incluir en un correo de agradecimiento? Algunos consejos podrían ser: en primer lugar, agradecer a la persona su ayuda durante la reunión o el evento; resumir lo que se ha conseguido; expresar sincera gratitud; informar de la fecha/hora de regreso y, por último, reiterar la información de contacto (si procede).

Dar este pequeño paso adicional después de cada viaje de negocios no sólo envía un mensaje positivo a los implicados, sino que también refuerza los procesos operativos que harán que los viajes futuros sean más fluidos.

Deje reseñas para las empresas

Durante los viajes de negocios, es una buena idea dejar reseñas de hoteles, cafeterías, atracciones y otros negocios que visite. Las reseñas son útiles tanto para los viajeros que quieren una opinión sincera de personas que "han estado allí" como para los propios negocios.

Las opiniones positivas no sólo sirven para mejorar la reputación de una empresa o producto, sino que también mejoran su visibilidad en Internet y pueden influir en su posicionamiento en los motores de búsqueda. Además de este beneficio práctico de una mayor publicidad, es importante que las empresas reciban historias de éxito sobre cómo han ayudado a alguien a disfrutar más de su viaje. Además, dejar una reseña precisa puede garantizar la actualización de la información (por ejemplo, precios y horarios de apertura), lo que beneficia aún más a los futuros clientes que busquen este tipo de información a la hora de planificar sus propios viajes.

Por lo tanto, tomarse un poco más de tiempo para escribir una crítica educada pero sincera puede ayudar mucho a los futuros visitantes.

Simplifique los viajes de trabajo con consejos y accesorios

Contar con los accesorios adecuados para sus viajes de negocios es esencial para simplificar la experiencia de viajar por trabajo. Es prioritario invertir en artículos ligeros y de buena calidad, como bolsas, fundas para portátiles y cargadores, que resulten cómodos y fiables cuando se sale de viaje.

Además, unirse a programas de recompensa como los de millas de viajero frecuente o los bonos de fidelidad de grupos hoteleros puede recompensarle con importantes ahorros en billetes de avión y alojamiento. Empaquetar estratégicamente los artículos antes de viajar reduce el estrés. Un consejo importante: guarde todos los artículos esenciales (por ejemplo, los de aseo personal) juntos en una bolsa accesible. Siguiendo estas buenas prácticas, descubrirá que llevar poco equipaje permite a los viajeros una mayor movilidad durante el viaje y reduce la frustración al llegar a su destino, ya que disponen de lo que necesitan sin cargar con un peso excesivo.

Conclusión

Viajar por negocios puede ser una experiencia estresante, pero no tiene por qué serlo. Siguiendo los consejos y sugerencias descritos en este artículo, puede hacer que cada viaje de negocios sea más satisfactorio y agradable.

Hacer la maleta con cuidado, mantenerse hidratado, utilizar los programas de recompensas y aprovechar las escalas son excelentes maneras de maximizar sus viajes manteniendo niveles óptimos de comodidad. En definitiva, utilice estos útiles consejos para asegurarse de que cada viaje transcurre sin contratiempos, de modo que no le suponga un estrés o una tensión adicionales durante los viajes de trabajo.