Путешествия по работе: как извлечь максимум пользы из каждой деловой поездки

Вы боитесь своей следующей командировки? Этот блог содержит 35 лучших советов, которые помогут сделать ее более терпимой. Поездки по работе могут быть утомительными и стрессовыми, но с нашим руководством о том, как извлечь максимум пользы из каждой командировки, это не обязательно.

От списков упаковки до советов по организации пересадок во время стоянок - узнайте, как ориентироваться в мире рабочих поездок так, чтобы не пострадали ни эффективность работы, ни качество жизни! Мы покажем вам, как правильно начать каждую поездку, чтобы прибыть в нее воодушевленным и подготовленным.

Основные выводы

• Прежде чем отправиться в командировку, ознакомьтесь с правилами организации поездок.
• Собирайте стратегические вещи и уделяйте первостепенное внимание комфорту во время рабочих поездок.
• Подпишитесь на программы поощрения, чтобы получить эксклюзивные преимущества на маршрутах по всему миру.
• Максимально эффективно использовать все возможности командировки, предпочитая воду алкоголю, используя возможности общения в перерывах между рейсами, придерживаясь распорядка дня и используя межсетевые экраны при доступе к общественному Интернету.

Перед поездкой

Внимательно ознакомьтесь с правилами компании по организации поездок, возьмите с собой только самое необходимое и отдайте предпочтение комфорту при планировании поездки.

Ознакомьтесь с правилами компании в отношении командировок

Прежде чем отправиться в командировку, необходимо ознакомиться с политикой компании в отношении командировок. В ней изложены основные правила, процедуры и рекомендации, связанные с командировками, такие как способы бронирования авиабилетов и гостиниц, расходы, покрываемые компанией, порядок их возмещения и выставления счетов.

Несоблюдение этих правил может привести к потенциальным проблемам с возмещением расходов или непониманию того, какие мероприятия разрешены во время корпоративных поездок. Знание того, что именно от вас ожидается, поможет избежать возможных проблем в дальнейшем, поэтому перед отъездом в командировку обязательно ознакомьтесь с этими правилами.

Упаковывайте вещи стратегически (только ручная кладь, самое необходимое наготове)

Иметь при себе все необходимое, не беспокоясь о потере багажа или ожидании сдачи в багаж, - отличный способ сэкономить время и силы в деловой поездке. Взяв с собой только ручной чемодан, можно сделать процесс поездки гораздо более эффективным, а также уменьшить хлопоты, связанные с транспортировкой крупных предметов.

Готовясь к деловой поездке, необходимо подготовить все самое необходимое еще до отъезда, поскольку любая задержка может оказаться губительной, особенно если речь идет о важных встречах или бумажной работе.

Легкая упаковка не только поможет снизить вес при прохождении аэропортов, но и позволит упаковать вещи с умом, чтобы все необходимые предметы находились в одном месте и были легко доступны в любой момент.

Выбирая, что именно должно лежать в сумке, следует тщательно подумать; добавление лишней пары обуви может быть не идеальным вариантом; обычно достаточно всего, что соответствует правилам TSA.

Отдавайте предпочтение комфорту

Поездки по работе могут стать утомительным занятием, если не уделять первостепенное внимание комфорту. Важно, чтобы во время поездки вы были расслаблены и чувствовали себя комфортно, так как это способствует повышению продуктивности и увеличивает шансы на успех в командировке.

Комфорт помогает снять стресс и лучше выспаться, что существенно влияет на уровень энергии в течение дня. Поэтому, отправляясь в деловую поездку, необходимо подходить к выбору стратегических вещей: брать одежду, соответствующую дресс-коду или корпоративной культуре посещаемого места; учитывать прогноз погоды; добавлять такие предметы, как маски для глаз, подушки для шеи, наушники с шумоподавлением и все остальное, что может сделать путешествие более приятным.

Одевайтесь удобно, чтобы не испытывать дискомфорта при длительном сидении. Выбирайте обувь на плоской подошве, а не на каблуке или любую другую обувь, которая значительно облегчит ходьбу по аэропорту! Подумайте также о том, чтобы запланировать поездку в аэропорт заранее, так как это избавит Вас от необходимости планировать поездку, а также снизит стресс перед выходом из дома/гостиницы.

Подпишитесь на программы поощрения

Для деловых путешественников полезно использовать различные программы лояльности и поощрения. Вознаграждения позволяют накапливать баллы за перелеты, проживание в гостиницах или аренду автомобилей, которые затем можно использовать для компенсации будущих расходов.

Такие программы, как National Car Rental Emerald Club, Starwood Preferred Guest, Hilton Honors и другие, предоставляют особые привилегии, например, бесплатное повышение класса обслуживания или бесплатное проживание в отеле в обмен на баллы лояльности.

Кроме того, существуют глобальные программы лояльности, предоставляющие эксклюзивные преимущества на маршрутах нескольких авиакомпаний и сетей по всему миру, например, Star Alliance или Priority Pass.

Во время деловой поездки

Используйте каждую поездку с максимальной пользой для здоровья, выбирая полезные для здоровья варианты и используя возможности для налаживания контактов. Читайте далее советы о том, как сделать свою следующую рабочую поездку еще более продуктивной!

Выбирайте воду вместо алкоголя

Для деловых путешественников важно уделять первостепенное внимание поддержанию нормального уровня гидратации во время поездки. Употребление воды способствует повышению продуктивности и концентрации внимания, что необходимо для успешной деловой поездки, в отличие от употребления алкоголя, которое чревато такими негативными последствиями, как смена часовых поясов, обезвоживание и упущенные возможности из-за снижения ясности ума.

Вместо алкоголя или кофе по возможности лучше пить воду - либо из-под крана, либо покупать бутылки, если это небезопасно, - это позволит вам оставаться свежим и энергичным в течение долгих дней поездки.

Кроме того, выпивание нескольких стаканов воды во время коротких перелетов помогает предотвратить джетлаг, поддерживая солевой баланс организма. Чередование алкогольных напитков с напитками, не содержащими или содержащими небольшое количество алкоголя (например, херес, пиво с низким процентом ABV на бутылку), и водой (или газировкой) обычно приводит к уменьшению количества напитков, содержащих кофеин; таким образом, Вы сможете получить удовольствие, не забывая при этом пить в разумных пределах.

Используйте пересадки для общения

Посадки в самолете не обязательно должны быть пустой тратой времени. Напротив, они могут принести деловым путешественникам огромную пользу, так как позволят перевести электронную почту и позвонить, пообщаться с коллегами, клиентами или потенциальными партнерами, а также снизить уровень стресса, связанный с авиаперелетами.

Авиакомпании определяют время ожидания как любую стыковку продолжительностью менее 4 часов для внутренних рейсов и 24 часов для международных. Деловые путешественники могут превратить время ожидания в продуктивную и приятную остановку, воспользовавшись услугами залов ожидания, где при наличии свободных мест предоставляется бесплатный Wi-Fi.

Кроме того, в ожидании следующего рейса свяжитесь со своими знакомыми по электронной почте или с помощью сообщений в LinkedIn, сообщив им, что вы будете совершать пересадку в их городе.

Это часто является отличным способом договориться о встрече во время пребывания в стране, даже если оно будет непродолжительным! Кроме того, найдите время, чтобы размять ноги у местных достопримечательностей, если они находятся в нескольких минутах ходьбы от аэропорта, - это поможет избавиться от монотонности и внести свежесть в длительные переезды.

Придерживайтесь распорядка дня

Соблюдение распорядка дня - отличный способ извлечь максимум пользы из деловой поездки. Находясь вдали от дома, очень легко нарушить привычный распорядок дня и потерять работоспособность и полноценный отдых.

Для поддержания здоровья во время работы в командировке необходимо соблюдать определенную последовательность в питании, физических нагрузках, режиме сна и, по возможности, отдыха. Это поможет обеспечить достаточное количество топлива для работы и соблюдения сроков, а также полноценный отдых, чтобы смена часовых поясов не повлияла на работоспособность и не ухудшила самочувствие в других областях, например, не испортила настроение.

Поддержание регулярной активности может быть особенно полезным, если во время поездки не так много свободного времени; наличие хорошего распорядка дня придает ему структуру, что помогает справиться с уровнем стресса более эффективно, чем когда-либо прежде! Кроме того, в командировках часто важны совместные трапезы, поскольку они дают возможность пообщаться с коллегами - не пропускайте их из-за нестабильного графика! Выделение хотя бы нескольких минут в день на прогулку по окрестностям также помогает снять усталость, связанную с авиаперелетами, и сохранить энергию в течение всего дня длительных встреч.

Используйте брандмауэр при пользовании общественным Интернетом

Независимо от продолжительности пребывания в стране, в деловых поездках очень важно иметь безопасное соединение. Установка брандмауэра на всех устройствах перед отъездом обеспечивает дополнительный уровень безопасности и помогает защитить конфиденциальную информацию при использовании общедоступного Wi-Fi.

Кроме того, во время пребывания вдали от дома или офиса можно быть уверенным в том, что потенциальные киберугрозы защищены. Брандмауэр выполняет роль фильтра между компьютером и Интернетом, сканируя входящие данные и предотвращая доступ к ним в случае обнаружения подозрительной активности, что делает его незаменимым в любых ситуациях, когда устройство будет подключаться к другим сетям.

Не забывайте обновлять программное обеспечение на всех своих компьютерах, чтобы обеспечить оптимальную защиту от вредоносных атак при использовании недоверенных соединений. Использование этих простых, но важных мер предосторожности должно стать привычным делом, когда вы находитесь в мире, представляя себя или компанию за рубежом!

После командировки

Быстро оформите расходы, поблагодарите коллег и других специалистов, которые помогли вам в поездке, в индивидуальном письме, оставьте отзывы о компаниях, услугами которых вы пользовались во время поездки, и упростите организацию будущих поездок с помощью полезных советов и дорожных аксессуаров.

Представление расходов

Когда речь идет о рабочей поездке, важной частью процесса является представление расходов. Прежде чем отправиться в командировку, необходимо ознакомиться с правилами компании в отношении поездок и возмещения расходов.

Правильное ведение учета поможет эффективно управлять и отслеживать все расходы на командировки, которые могут включать в себя пробег, питание и ночлег. При подаче документов на возмещение расходов работодатель может потребовать детализированные квитанции, поэтому, если вы хотите получить компенсацию за расходы, понесенные в командировке, лучше всего вести подробный учет на протяжении всей поездки.

Кроме того, в большинстве компаний существуют бюджетные ограничения на командировочные расходы сотрудников, поэтому правильное их документирование поможет избежать неожиданного сюрприза в конце месяца!

Рассылка благодарственных писем

Отправка благодарственных писем клиентам и партнерам после командировки - важная практика, позволяющая извлечь максимальную пользу из каждой поездки. Письма с благодарностью - это значимый жест, выражающий признательность и демонстрирующий профессионализм, вежливость и внимательность.

Этот простой акт общения может оказать неоценимую помощь в укреплении профессиональных отношений и закрепить успех в будущих поездках. Что следует включить в письмо с благодарностью? Можно дать несколько советов: сначала поблагодарить человека за помощь во время встречи или мероприятия; кратко изложить суть достигнутых результатов; выразить искреннюю благодарность; сообщить дату/время возвращения и, наконец, повторить контактную информацию (если таковая имеется).

Выполнение этого небольшого дополнительного шага после каждой командировки не только посылает позитивный сигнал всем участникам, но и укрепляет рабочие процессы, которые сделают будущие поездки более плавными.

Оставляйте отзывы о предприятиях

Во время деловых поездок полезно оставлять отзывы о гостиницах, кафе, достопримечательностях и других предприятиях, которые вы посещаете. Отзывы полезны как для путешественников, которые хотят получить честный отзыв от людей, побывавших там, так и для самих компаний.

Положительные отзывы не только подтверждают репутацию компании или продукта, но и улучшают их видимость в Интернете, а также потенциально влияют на рейтинг в поисковых системах. Помимо практической пользы от повышения популярности, компаниям важно получать истории успеха о том, как они помогли сделать чью-то поездку более приятной - в конечном итоге это способствует повышению лояльности клиентов в долгосрочной перспективе! Кроме того, оставив точный отзыв, можно убедиться в актуальности информации (например, цен и времени работы), что еще более выгодно будущим клиентам, которые ищут такую информацию при планировании своих путешествий.

Поэтому, уделив немного времени вежливой, но честной критике, можно оказать реальную помощь будущим посетителям.

Упростите рабочие поездки с помощью советов и аксессуаров

Правильно подобранные аксессуары для деловых поездок очень важны для того, чтобы упростить работу в командировке. Приоритетным направлением является приобретение качественных и легких принадлежностей, таких как сумки, чехлы для ноутбуков и зарядные устройства, которые будут удобны и надежны в дороге.

Кроме того, участие в программах поощрения, таких как программы поощрения часто летающих пассажиров или бонусы за лояльность от гостиничных групп, позволит вам существенно сэкономить на авиабилетах и проживании. Стратегически продуманная упаковка вещей перед поездкой снижает уровень стресса - совет: держите все самое необходимое (например, туалетные принадлежности) вместе в доступной сумке! Следуя этим рекомендациям, вы поймете, что упаковка легких вещей позволяет путешественникам быть более мобильными во время поездки и уменьшает разочарование по прибытии в пункт назначения, имея все необходимое, не таская за собой лишнего веса.

Заключение

Деловые поездки могут быть стрессом, но это не так. Следуя советам и рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете сделать каждую командировку более успешной и приятной.

Тщательно упаковывать вещи, не пропускать воду, пользоваться программами поощрения и использовать преимущества пересадок - все это позволяет максимально эффективно использовать возможности командировки, сохраняя при этом оптимальный уровень комфорта. В конечном итоге используйте эти полезные советы для того, чтобы каждая поездка проходила гладко и не создавала дополнительного стресса и напряжения во время рабочих командировок!