Voyager pour le travail : comment tirer le meilleur parti de chaque voyage d'affaires

Vous redoutez votre prochain voyage d'affaires ? Avec ses 35 meilleurs conseils, ce blog vous aidera à le rendre plus supportable. Voyager pour le travail peut être fatigant et stressant, mais grâce à notre guide sur la façon de tirer le meilleur parti de chaque voyage d'affaires, ce n'est pas une fatalité.

Des listes de bagages aux conseils pour établir des correspondances lors des escales, apprenez à naviguer dans le monde des voyages d'affaires pour que vos performances professionnelles et votre qualité de vie n'en pâtissent pas ! Laissez-nous vous montrer la meilleure façon de commencer chaque voyage afin d'arriver énergisé et préparé.

Principaux points à retenir

• Lisez et comprenez la politique de voyage de votre entreprise avant de partir en voyage d'affaires.
• Faites vos valises de manière stratégique et privilégiez le confort lorsque vous voyagez pour le travail.
• Inscrivez-vous à des programmes de récompenses pour bénéficier d'avantages exclusifs sur des itinéraires internationaux.
• Optimisez l'utilité de chaque voyage en préférant l'eau à l'alcool, en profitant des possibilités de réseautage offertes par les escales, en respectant les routines quotidiennes et en utilisant des pare-feu lorsque vous accédez à une connexion Internet publique.

Avant de voyager

Lisez attentivement la politique de voyage de l'entreprise, n'emportez que le strict nécessaire et privilégiez le confort lors de la préparation de votre voyage.

Vérifier la politique de voyage de l'entreprise

Avant de partir en voyage d'affaires, il est important de lire et de comprendre la politique de voyage de votre entreprise. Celle-ci énonce les règles, procédures et lignes directrices essentielles liées aux déplacements professionnels, telles que les méthodes de réservation des vols et des hôtels, les dépenses couvertes par l'entreprise, y compris la procédure de remboursement et la facturation.

Le non-respect de ces règles peut entraîner des problèmes de remboursement ou une mauvaise compréhension des activités autorisées lors des voyages d'affaires. Le fait de savoir exactement ce que l'on attend de vous permet d'éviter d'éventuels problèmes en cours de route ; assurez-vous donc d'avoir pris connaissance de ces règles avant de partir en voyage d'affaires.

Préparez vos bagages de manière stratégique (bagage à main uniquement, articles de première nécessité prêts à l'emploi).

Avoir tout ce dont vous avez besoin avec vous, sans avoir à vous soucier des bagages perdus ou de l'attente des bagages enregistrés, est un excellent moyen d'économiser du temps et de l'énergie lors des voyages d'affaires. Le fait de n'emporter qu'une valise à main peut rendre le processus de voyage beaucoup plus efficace tout en réduisant les tracas liés au transport d'objets plus volumineux.

Lors de la préparation d'un voyage d'affaires, il est essentiel de préparer l'essentiel avant le départ, car tout retard peut être désastreux, surtout s'il s'agit de réunions ou de documents importants.

Non seulement le fait de faire des bagages légers permet de réduire le poids lors des déplacements dans les aéroports, mais cela permet aussi de faire des bagages intelligents en s'assurant que tous les articles nécessaires sont en un seul endroit et facilement accessibles à tout moment.

Le choix des objets à mettre dans le sac doit être mûrement réfléchi ; il n'est peut-être pas idéal d'ajouter des paires de chaussures supplémentaires ; en général, tout ce qui est conforme aux règles de la TSA devrait suffire.

Privilégier le confort

Voyager pour le travail peut être une expérience épuisante si le confort n'est pas une priorité. Il est important de veiller à ce que vous soyez détendu et à l'aise lors de vos déplacements, car cela favorise la productivité et augmente les chances de réussite de votre voyage d'affaires.

Le confort contribue à réduire le stress et permet de mieux dormir, ce qui a un impact considérable sur les niveaux d'énergie au cours de la journée. Il est donc essentiel de faire ses valises de manière stratégique lorsque l'on voyage pour affaires : apporter des vêtements qui correspondent au code vestimentaire ou à la culture d'entreprise du lieu visité ; tenir compte des prévisions météorologiques ; ajouter des articles tels que des masques pour les yeux, des oreillers pour la nuque, des écouteurs anti-bruit ou tout ce qui peut rendre votre voyage plus agréable.

Habillez-vous confortablement pour ne pas vous sentir mal à l'aise lorsque vous restez assis pendant de longues périodes. Préférez les chaussures plates aux chaussures à talon ou à toute autre chaussure qui peut faciliter la marche dans les aéroports ! Pensez également à planifier votre trajet à l'aéroport à l'avance, ce qui vous permettra d'éliminer une chose de votre liste de préparatifs de voyage et de réduire le stress avant de quitter la porte de votre maison ou de votre chambre d'hôtel.

Inscrivez-vous à des programmes de récompenses

En tant que voyageur d'affaires, il est intéressant d'utiliser les différents programmes de fidélité et de récompenses disponibles. Les récompenses vous permettent d'accumuler des points sur les vols, les séjours à l'hôtel ou les locations de voiture, qui peuvent ensuite être utilisés pour compenser les coûts futurs.

Des programmes tels que National Car Rental Emerald Club, Starwood Preferred Guest, Hilton Honors et d'autres offrent des avantages particuliers tels que des surclassements gratuits ou des nuitées gratuites en échange de points de fidélité.

Il existe également des programmes de fidélisation globaux qui offrent des avantages exclusifs à de multiples compagnies aériennes et réseaux sur des itinéraires mondiaux, tels que Star Alliance ou Priority Pass.

Pendant votre voyage d'affaires

Maximisez l'utilité de chaque voyage en optant pour des options respectueuses de la santé et en profitant des opportunités de réseautage. Lisez la suite pour obtenir des conseils sur la façon de rendre votre prochain voyage d'affaires encore plus productif !

Préférez l'eau à l'alcool

Pour les voyageurs d'affaires, il est important de s'hydrater en priorité pendant le voyage. L'hydratation permet d'améliorer la productivité et la concentration nécessaires à la réussite d'un voyage d'affaires, contrairement à la consommation d'alcool qui peut avoir des conséquences négatives telles que le décalage horaire, la déshydratation et les occasions manquées en raison d'un manque de clarté mentale.

Au lieu de boire de l'alcool ou du café, optez pour de l'eau lorsque c'est possible - soit au robinet, soit en achetant des bouteilles si ce n'est pas assez sûr -, ce qui vous permettra de rester frais et plein d'énergie tout au long des longues journées de voyage.

En outre, boire plusieurs verres d'eau lors de vols courts permet de prévenir le décalage horaire en maintenant l'équilibre en sel de votre corps. Alterner les boissons alcoolisées avec celles qui ne contiennent pas ou peu d'alcool - comme les sherrys, les bières à faible pourcentage de VAB par bouteille - et l'eau (ou les sodas) permet généralement de consommer moins de boissons chargées en caféine ; ainsi, vous pourrez toujours vous amuser tout en veillant à boire dans des limites saines.

Profitez des escales pour vous connecter

Les escales ne doivent pas être une occasion perdue. Au contraire, elles peuvent offrir aux voyageurs d'affaires une valeur considérable en termes de rattrapage des courriels et des appels, de mise en réseau avec des collègues, des clients ou des partenaires potentiels, ainsi que de réduction du niveau de stress associé au voyage en avion.

Les compagnies aériennes définissent les escales comme toute connexion inférieure à 4 heures pour les vols intérieurs et à 24 heures pour les vols internationaux. Les voyageurs d'affaires peuvent transformer les escales en arrêts productifs et agréables en profitant des salons réservés aux clients qui offrent des connexions Wi-Fi gratuites lorsqu'elles sont disponibles.

En outre, pendant que vous attendez le prochain vol, vous pouvez contacter des contacts que vous connaissez peut-être déjà par courrier électronique ou par des messages LinkedIn pour les informer que vous passerez par leur ville.

C'est souvent un excellent moyen d'organiser des réunions pendant votre séjour, même s'il n'est que de courte durée ! En outre, prenez le temps de vous dégourdir les jambes dans les attractions locales si elles sont accessibles à pied depuis l'aéroport - cela permet de rompre la monotonie et d'insuffler de la fraîcheur dans les longs trajets.

S'astreindre à une routine quotidienne

S'en tenir à des habitudes quotidiennes est un excellent moyen de tirer le meilleur parti de vos voyages d'affaires. Lorsque vous êtes loin de chez vous, il peut être trop facile de rompre ses habitudes et de se retrouver dans une spirale en termes de productivité et de repos.

Pour être en bonne santé lorsque vous travaillez en déplacement, vous devez faire preuve d'une certaine constance en ce qui concerne les repas, l'exercice, les habitudes de sommeil et les loisirs, dans la mesure du possible. Cela permet de s'assurer que l'on est suffisamment nourri pour les réunions de travail ou les échéances, mais aussi suffisamment reposé pour que le décalage horaire n'ait pas d'impact négatif sur les performances ou n'entrave pas le bien-être dans d'autres domaines tels que la stabilité de l'humeur.

Le maintien d'activités régulières peut être particulièrement bénéfique s'il n'y a pas beaucoup de temps libre pendant le voyage ; avoir une bonne routine ajoute une structure à la journée, ce qui aidera à gérer les niveaux de stress plus efficacement que jamais ! En outre, les repas pris en commun sont souvent importants lors des voyages d'affaires, car ils permettent de nouer des contacts avec les collègues. Consacrer ne serait-ce que quelques minutes par jour à une promenade dans les environs s'avère également utile pour réduire la fatigue liée aux voyages en avion et garder de l'énergie tout au long des longues journées de réunion.

Utilisez un pare-feu lorsque vous utilisez l'internet public

Quelle que soit la durée de votre séjour, il est essentiel de disposer d'une connexion sécurisée lorsque vous voyagez pour affaires. L'installation d'un pare-feu sur tous les appareils avant le départ permet d'ajouter une couche de sécurité supplémentaire et de protéger les informations sensibles lors de l'utilisation d'un réseau Wi-Fi public.

Cela vous permet également d'avoir l'esprit tranquille lorsque vous êtes loin de votre domicile ou de votre bureau, car vous savez que vous êtes protégé contre les cybermenaces potentielles. Un pare-feu agit comme un filtre entre les ordinateurs et l'internet en analysant les données entrantes et en empêchant l'accès en cas d'activité suspecte, ce qui le rend vital pour tout type de voyage où votre appareil se connectera à d'autres réseaux.

N'oubliez pas de toujours garder un logiciel à jour sur toutes vos machines afin de maintenir une protection optimale contre les attaques malveillantes lors de l'utilisation de connexions non fiables. L'utilisation de cette précaution élémentaire mais importante devrait devenir une seconde nature chaque fois que vous êtes en déplacement pour vous représenter ou représenter votre entreprise à l'étranger !

Après votre voyage d'affaires

Soumettez vos dépenses rapidement, remerciez vos collègues et les autres professionnels qui vous ont aidé dans votre voyage dans un courriel personnalisé, laissez des commentaires sur les entreprises auxquelles vous avez fait appel pendant votre voyage et facilitez l'organisation de vos futurs voyages grâce à des conseils utiles et à des accessoires de voyage.

Soumettre des dépenses

Lorsqu'il s'agit de voyager pour le travail, la présentation des dépenses est un élément important du processus. Il faut connaître les politiques de voyage et de remboursement de son entreprise avant d'entreprendre un voyage d'affaires.

Une bonne tenue des dossiers permet de gérer et de suivre efficacement tous les frais de voyage d'affaires, qui peuvent inclure le kilométrage, les repas et les frais d'hébergement. Lorsque vous demandez des remboursements, votre employeur peut exiger des reçus détaillés. Il est donc préférable de conserver des dossiers détaillés tout au long de votre voyage si vous souhaitez être remboursé pour les dépenses engagées dans le cadre de votre travail.

En outre, la plupart des entreprises ont mis en place des limites budgétaires en ce qui concerne les frais de voyage des employés. Le fait de les documenter correctement pourrait donc vous éviter une surprise inattendue à la fin du mois !

Envoyez des courriels de remerciement

Après un voyage d'affaires, envoyer des courriels de remerciement aux clients et aux partenaires est une pratique importante qui permet de tirer le meilleur parti de chaque voyage. Les courriels de remerciement sont des gestes significatifs qui témoignent de l'appréciation et du professionnalisme, de la courtoisie et de la prévenance.

Ce simple acte de communication peut s'avérer inestimable pour renforcer les relations professionnelles et contribuer à la réussite des voyages à venir. Que faut-il inclure dans un courrier de remerciement ? Voici quelques conseils : remerciez d'abord la personne pour son aide pendant la réunion ou l'événement ; résumez ce qui a été accompli ; exprimez votre sincère gratitude ; informez-la de la date et de l'heure de votre retour et, enfin, rappelez-lui ses coordonnées (le cas échéant).

En prenant cette petite mesure supplémentaire après chaque voyage d'affaires, vous envoyez non seulement un message positif aux personnes concernées, mais vous renforcez également les processus opérationnels, ce qui facilitera les voyages futurs.

Laisser des commentaires sur les entreprises

Lors de vos voyages d'affaires, il est conseillé de laisser des commentaires sur les hôtels, les cafés, les attractions et les autres entreprises que vous visitez. Les commentaires sont utiles à la fois pour les voyageurs qui souhaitent obtenir un retour d'information honnête de la part de personnes qui sont passées par là et pour les entreprises elles-mêmes.

Les avis positifs ne mettent pas seulement en valeur la réputation d'une entreprise ou d'un produit, mais ils améliorent la visibilité en ligne et peuvent avoir un impact sur le classement dans les moteurs de recherche. Outre l'avantage pratique d'une publicité accrue, il est important pour les entreprises de recevoir des témoignages de réussite sur la façon dont elles ont contribué à rendre le voyage de quelqu'un plus agréable - ce qui, à long terme, contribue à fidéliser la clientèle ! En outre, le fait de laisser un commentaire précis peut garantir la mise à jour des informations (par exemple, les prix et les heures d'ouverture), ce qui profite aux futurs clients qui recherchent ce type d'informations lorsqu'ils planifient leur propre voyage.

Par conséquent, prendre un peu plus de temps pour rédiger une critique polie mais honnête peut vraiment aider les futurs visiteurs.

Simplifier les voyages d'affaires grâce à des conseils et des accessoires

Il est essentiel d'avoir les bons accessoires pour vos voyages d'affaires afin de simplifier l'expérience des déplacements professionnels. Vous devez investir en priorité dans des articles légers et de bonne qualité, tels que des sacs, des housses d'ordinateur portable et des chargeurs, qui sont à la fois pratiques et fiables lorsque vous prenez la route.

En outre, l'adhésion à des programmes de récompenses tels que les miles pour grands voyageurs ou les primes de fidélité des groupes hôteliers peut vous permettre de réaliser d'importantes économies sur les billets d'avion et l'hébergement. L'emballage stratégique des articles avant le voyage réduit le stress - un conseil : gardez tous les articles essentiels (par exemple les articles de toilette) ensemble dans une pochette accessible ! En suivant ces bonnes pratiques, vous découvrirez que le lightpacking permet aux voyageurs d'être plus mobiles pendant leur voyage tout en réduisant la frustration à l'arrivée à leur destination, en ayant ce dont ils ont besoin sans avoir à transporter un poids excessif.

Conclusion

Les voyages d'affaires peuvent être une expérience stressante, mais ce n'est pas une fatalité. En suivant les astuces et les conseils présentés dans cet article, vous pouvez rendre vos voyages d'affaires plus réussis et plus agréables.

Faire ses bagages avec soin, s'hydrater, utiliser les programmes de récompense et profiter des escales sont autant d'excellents moyens de maximiser vos déplacements tout en conservant un niveau de confort optimal. En fin de compte, ces conseils utiles vous aideront à faire en sorte que chaque voyage se déroule sans encombre, de sorte que chacun d'entre eux n'ajoute pas de stress ou de tension supplémentaire à vos voyages d'affaires !