出張：出張を最大限に活用する方法

次の出張を恐れていませんか？このブログでは、出張をより快適にする35のコツをご紹介します。仕事での出張は疲れるし、ストレスもたまる。

荷造りリストから乗り継ぎのコツまで、仕事のパフォーマンスと生活の質の両方を損なわないよう、出張の世界をナビゲートする方法を学びましょう！エネルギッシュで準備の整った旅に出るための完璧な方法をご紹介します。

主なポイント

• 出張に出かける前に、会社の出張規定を読み、理解する。
• 戦略的な荷造りをし、快適さを優先する。
• 特典プログラムに登録し、世界各地の路線で限定特典を受ける。
• アルコールよりも水を選び、待ち時間で得られるネットワーキングの機会を活用し、日課を守り、公共のインターネット接続にアクセスする際はファイアウォールを使用するなど、出張の目的を最大限に生かす。

出張の前に

会社の旅行規定をよく読み、必要なものだけを荷造りし、快適さを優先して旅行の計画を立てる。

会社の出張規定を確認する

出張に向かう前に、会社の出張規定を読み、理解することが大切です。これには、航空券やホテルの予約方法、会社が負担する経費（払い戻し手続きや請求書発行など）など、業務関連の出張に関する重要な規則、手続き、ガイドラインの概要が記載されています。

これらのポリシーを守らないと、払い戻しに関する潜在的な問題や、社員旅行中にどのような活動が許可されているかについての誤解につながる可能性があります。自分に何が期待されているかを正確に把握することで、後々起こりうる問題を回避することができるため、出張に出発する前にこれらの規則を確認しておこう。

戦略的にパッキングする（機内持ち込みのみ、必需品は準備する）

荷物の紛失や受託手荷物を待つ心配をすることなく、必要なものをすべて持っていくことは、出張の時間とエネルギーを節約する素晴らしい方法です。機内持ち込みのスーツケースだけを持ち歩けば、出張のプロセスが格段に効率化されるだけでなく、大きな荷物の輸送にかかる煩わしさも軽減される。

出張の準備では、出発前に必需品を準備しておくことが不可欠だ。特に重要な会議や書類作成を伴う場合は、少しでも遅れると悲惨なことになりかねないからだ。

パッキングを軽くすれば、空港内を歩く際の重量を最小限に抑えられるだけでなく、必要なアイテムが一カ所にまとまっていて、いつでもすぐにアクセスできるようにしておくことで、スマートなパッキングが可能になる。

どのようなものをバッグに入れるべきかは、熟慮が必要だ。靴を余分に入れるのは理想的ではないかもしれないが、通常はTSAの規定に合うものであれば十分だろう。

快適さを優先する

快適さを優先しなければ、仕事での出張は疲れるものになりかねない。移動中もリラックスして快適に過ごすことが重要で、それが生産性を促進し、出張を成功に導く可能性を高める。

快適さはストレスを軽減し、より良い睡眠を可能にし、日中のエネルギーレベルに大きな影響を与えます。そのため、出張の際には、訪問先のドレスコードや社風に合った服装を用意したり、天気予報を考慮したり、アイマスクやネックピロー、ノイズキャンセリングヘッドフォンなど、旅をより楽しくするアイテムを加えたりするなど、戦略的な荷造りをすることが不可欠です。

長時間座っていても不快にならないよう、楽な服装を心がける。ヒールなどの靴ではなく、フラットシューズを選ぶと空港内を歩きやすくなります！また、空港での移動のスケジュールを前もって決めておくと、自宅やホテルのドアを出る前のストレスが軽減され、旅行前の計画から1つ取り除くことができます。

特典プログラムに登録する

ビジネストラベラーとして、様々なロイヤリティやリワードプログラムを利用することは有益です。特典を利用すれば、フライト、ホテル滞在、レンタカー利用でポイントを貯めることができ、将来の費用相殺に利用できる。

ナショナル・レンタカー・エメラルド・クラブ、スターウッド・プリファード・ゲスト、ヒルトン・オナーズなどのプログラムでは、ロイヤリティ・ポイントと引き換えに無料アップグレードや無料宿泊などの特典を提供している。

さらに、スターアライアンスやプライオリティ・パスなど、世界各地を結ぶ複数の航空会社やネットワークを通じて限定特典を提供するグローバル・ロイヤリティ・プログラムもある。

出張中

健康志向のオプションを選んだり、ネットワーキングの機会を活用したりして、出張の目的を最大限に生かしましょう。次の出張をより生産的なものにするためのヒントをご覧ください！

アルコールより水を選ぶ

出張者にとっては、移動中の水分補給を優先することが重要です。時差ぼけや脱水症状、精神的な明晰さの低下による機会損失など、潜在的な悪影響がある飲酒とは対照的に、水分補給は出張の成功に必要な生産性と集中力の向上に役立ちます。

アルコールやコーヒーの代わりに、水道の蛇口から、あるいは安全が十分でない場合はペットボトルを買って、可能な限り水を選ぶと、長時間の出張でもリフレッシュして活力を保つことができる。

さらに、短時間のフライトではコップ数杯の水を飲むことで、体内の塩分バランスが保たれ、時差ボケを防ぐことができる。アルコール飲料は、シェリー酒やボトルあたりのアルコール度数が低いビールなど、アルコール度数がゼロか低いものと水（またはソーダ）を交互に飲むようにすると、カフェインを含む飲料を減らすことができる。

乗り継ぎ時間を利用する

待ち時間を無駄にする必要はない。それどころか、メールや電話のキャッチアップ、同僚やクライアント、潜在的なパートナーとのネットワーク作り、空の旅に伴うストレスレベルの軽減など、ビジネス旅行者に多大な価値を提供することができる。

航空会社は、国内線では4時間未満、国際線では24時間未満の乗り継ぎを待ち時間と定義している。ビジネス・トラベラーは、無料Wi-Fi接続が可能なカスタマー・ラウンジを利用することで、待ち時間を生産的で楽しい時間に変えることができる。

さらに、次のフライトを待っている間に、EメールやLinkedInのメッセージですでに知っている人に、その都市で乗り継ぐことを伝えよう。

たとえ短い滞在であっても、滞在中のミーティングをアレンジするのに最適な方法だ！さらに、空港から徒歩圏内に地元の観光スポットがあれば、足を伸ばしてみるのもよい。

日課を守る

日課を守ることは、出張を最大限に活用するための素晴らしい方法です。自宅を離れていると、習慣が簡単に崩れてしまい、生産性や休養の面でスパイラルに陥ることがある。

出張先で健康的な生活を送るには、食事、運動、睡眠、余暇の時間を可能な限り一定に保つことが必要です。こうすることで、仕事のミーティングや締め切りに十分な燃料を確保できるだけでなく、時差ぼけがパフォーマンスに悪影響を与えたり、気分の安定など他の面での健康を妨げたりしないよう、適切に休息をとることができる。

旅行中に自由な時間があまりない場合は、定期的な活動を維持することが特に効果的です。日課をきちんとこなすことで、1日の生活にメリハリが生まれ、ストレスレベルをこれまで以上に効果的に管理することができます！さらに、出張中の食事は同僚とのネットワーク作りの場として重要な場合が多い！また、毎日数分でも地元周辺を散歩する時間を設けると、飛行機での移動に伴う疲れを軽減し、長時間の会議でもエネルギーを維持できることが証明されています。

公衆インターネットを使うときはファイアウォールを使う

滞在期間の長短にかかわらず、出張の際には安全な接続が不可欠です。出発前にすべてのデバイスにファイアウォールをインストールすることで、セキュリティのレイヤーを追加し、公衆Wi-Fiを使用する際に機密情報を保護することができます。

また、自宅やオフィスを離れている間も、潜在的なサイバー脅威から守られているという安心感が得られます。ファイアウォールは、受信データをスキャンし、不審な動きが認められた場合にアクセスを阻止することで、コンピュータとインターネット間のフィルターとして機能する。

信頼できない接続を使用しているときに悪意のある攻撃から最適な保護を維持するために、すべてのマシンで常に最新のソフトウェアを実行しておくことを忘れないでください。この基本的な、しかし重要な予防策を活用することは、海外にいる自分自身や会社を代表して世界に出るときにはいつでも、自然にできるようになるはずです！

出張後

経費を素早く提出し、出張を手伝ってくれた同僚や他の専門家にパーソナライズされたEメールでお礼を述べたり、出張中に利用した企業のレビューを残したり、役立つヒントやトラベルアクセサリーで今後の出張をより簡単に計画することができます。

経費の提出

仕事で出張する場合、経費の提出は重要なプロセスだ。出張を始める前に、会社の出張規定と経費精算規定を把握しておく必要がある。

記録をきちんと残すことで、出張旅費を効率的に管理・追跡することができます。出張旅費には、走行距離、食費、宿泊費などが含まれます。経費の払い戻しを申請する際、雇用主は明細付きの領収書を要求する場合があるため、仕事中に発生した経費の払い戻しを希望する場合は、出張中も詳細な記録を取っておくのがベストです。

また、従業員の出張旅費に関しては、ほとんどの会社で予算制限が設けられているため、正しく記録しておくことで、月末に予期せぬサプライズを避けることができます！

お礼のメールを送る

出張後、クライアントやパートナーにお礼のメールを送ることは、出張を最大限に活用するための重要な習慣です。お礼のメールは、感謝の気持ちを表し、プロ意識、礼儀正しさ、心遣いを示す意味のあるジェスチャーです。

このシンプルなコミュニケーションは、仕事上の関係を強化し、今後の出張を成功に導く上で貴重なものとなります。お礼のメールには何を書けばいいのでしょうか？いくつかのヒントは、まずミーティングやイベントでの援助に感謝すること、何が達成されたかを要約すること、心からの感謝を伝えること、帰国日時を知らせること、そして最後に（該当する場合は）連絡先を再度伝えること、などです。

出張のたびにこの小さな一歩を踏み出すことは、関係者にポジティブなメッセージを送るだけでなく、今後の出張をスムーズにする業務プロセスを強化することにもなる。

企業へのレビューを残す

出張中、訪れたホテル、カフェ、アトラクション、その他のビジネスに対してレビューを残すのは良いアイデアだ。レビューは、「行ったことのある人」からの率直なフィードバックを求める旅行者にとっても、企業自身にとっても有益です。

好意的なレビューは、企業や製品の評判を示すだけでなく、オンラインでの知名度を向上させ、検索エンジンのランキングにも影響を与える可能性があります。知名度向上という実用的な利点に加え、企業にとっては、誰かの旅行をより楽しいものにする手助けをしたというサクセスストーリーを受け取ることが重要です！さらに、正確なレビューを残すことで、最新の情報（料金や営業時間など）を確認することができる。

そのため、丁寧でありながら正直な批評を書くためにほんの少し時間を割くだけで、これから訪れる人の助けになるかもしれません。

ヒントとアクセサリーで出張をよりシンプルに

出張に適したアクセサリーを揃えることは、出張をよりシンプルにするために欠かせない。バッグ、ラップトップスリーブ、充電器など、出張時に便利で信頼できる、軽量で質の良い持ち物に投資することを優先したい。

さらに、マイレージやホテルグループのロイヤルティボーナスなどの特典プログラムに参加すれば、航空券や宿泊費を大幅に節約できる。旅行前に戦略的に荷物をまとめると、ストレスが軽減されます。特にお勧めなのは、必需品（洗面用具など）をすべてまとめて、アクセスしやすいポーチに入れておくことです！これらのベストプラクティスに従うことで、ライトパッキングが旅行者の旅の機動性を高め、目的地に到着した時のイライラを軽減し、過度な重量を持ち運ぶことなく必要なものを持つことができることがわかります。

まとめ

出張はストレスの多い経験かもしれないが、そうである必要はない。この記事で紹介したヒントやアドバイスに従うことで、出張をより成功させ、楽しいものにすることができる。

荷造り、水分補給、特典プログラムの利用、待ち時間の活用などはすべて、快適さを維持しながら出張を最大限に楽しむための素晴らしい方法だ。最終的には、これらの役立つヒントを参考にして、出張のたびに余分なストレスや負担がかからないよう、スムーズな出張を心がけましょう！